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会议策划执行的相关注意事项

发布时间:2019-07-17

    吉林活动策划介绍会议策划执行的相关注意事项:

    一、确认和协调会议相关事项:包括会议时间、会议地点、会议主题、会议参与人员、会议流程等。这些一定要和会议的主持者沟通到位,以免活动现场出问题。

    二、确认与会人员能够及时参加会议。在活动开始前一周就要了解到哪些人能够开参加会议,在会议举行的前一天,通过邮件或者短信提醒这些参会者会议时间。在活动开始的前20分钟可通过网络或者电话再次提醒这些与会人员。

    三、检查会场。会议开始前对整个会场进行检查,尤其是一些细节之处,一定要做到位。

    四、调试会场设备。会议开始前,查看所需材料是否准备齐全,对活动所要用到的设备进行调试。提前调试场地内的电脑和投影仪,以及音响和麦克风,确保这些设备能够正常使用。另外,还要准备备用的麦克风和音响,一旦有意外发生,及时应对。

    五、活动签到。在会议入口处设置签到台,所有与会者进行会议签到。签到有传统的纸质签到,还有时尚的网络签到,二者均可。同时,在签到处,发放活动的相关资料袋给与会者。

    六、准备席卡与茶水。主席台一般是嘉宾、重要人员就坐的要提起准备好席卡,还有茶水和资料放置。

    七、调试会场的空调。会议开始前,根据天气调试好会场的温服与湿度,保证室内温度适宜。

    八、会议开始前,温馨提醒所有与会者保持手机静音。对会议主题进行强调与介绍。

    九、会议开始后,确保活动现场安静,安排好会议记录员对会议进行记录,安排摄影师对会议进行拍照和摄像。

    十、会议茶歇,如果会议时间较长,中间要安排茶歇,可准备一点点心和水果。

    十一、会议结束后,一定要做好善后工作,对会议室进行整理。对活动现场进行清理,所有的设备放归原位。


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